効率的な業務遂行が求められる今日、ワークフローシステムの導入は企業にとって重要な課題となっています。適切なワークフローシステムを選定することは、業務の円滑な進行や生産性の向上に直結します。本コラムでは、ワークフローシステムを選定する際のポイントに焦点を当てて検討してみましょう。

ワークフローシステム選定の失敗パターン

まずは、ワークフローシステムを選定する際の一般的な失敗パターンを見てみましょう。

1. 認知度だけでの選定

ワークフローシステムを選ぶ際に、単に認知度が高いという理由だけで選ぶことは、自社の課題解決につながらないことがあります。認知度に惑わされず、本当に必要な機能を見極めましょう。

2. 機能過多による使いづらさ

多くの機能を備えたワークフローシステムは一見魅力的に見えますが、使いこなすのが難しいことがあります。自社のニーズに合わない機能が多いと、操作が煩雑になり、効率が低下する可能性があります。

3. 不適切なサポート体制

選んだワークフローシステムのサポート体制が期待通りでない場合、トラブルが発生した際に適切な対応を受けられないことがあります。サポート体制も選定の際に注意が必要です。

ワークフローシステムの選定における6つのポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、慎重な比較と選定が不可欠です。自社のニーズに合った最適なシステムを見つけるために、以下の6つのポイントを考慮しましょう。

1. 申請フォームの作成機能

ワークフローシステムの中でも、申請フォームの作成機能は重要です。システム上で直感的にフォームを作成できるものや、既存のフォーマットを利用できる機能を提供しているシステムもあります。自社のニーズに合わせてどの方式が適しているかを比較しましょう。

2. 承認ルートの柔軟な設定

ワークフローシステムの中には、申請した内容に応じて承認ルートを分岐できる機能が備わっているものがあります。例えば、経費申請の場合、申請した金額に応じて承認ルートを分岐させることが可能です。これにより、高額な申請に対しては追加の承認者を指定するなど、柔軟な対応が可能になります。自社のニーズに合わせてこの機能の有無や対応範囲を確認しましょう。

また、承認者の設定を柔軟に行えるかも大きなポイントです。特定の承認者を指定できるだけでなく、承認者のロールや組織構造に基づいた設定ができるかなども確認しましょう。

3. モバイルでの申請・承認の必要性

スマートフォンやタブレットを活用したワークフローシステムは、オフィスを離れている間でも申請や承認を行うことができます。出張や外出中でも、業務プロセスに支障をきたすことなく、スムーズな確認と対応が可能です。

従来のパソコン専用のシステムと異なり、モバイル対応の製品はパソコンを持ち歩く必要がありません。インターネット接続があれば、どこでも手軽に申請・承認業務を行えます。必要なのはスマートフォンやタブレットだけです。

しかし、すべての企業でモバイル対応が必要とは限りません。外出や移動が少ない企業や業務の特性によっては、この機能が必要ない場合もあります。ワークフローシステムを導入する前に、従業員の要望と業務プロセスに合わせて、モバイル対応が必要かどうかを検討しましょう。

4. ワークフローシステムの価格比較とサポート

ワークフローシステムの導入に際して、価格の比較は欠かせません。初期費用が無料のものもあれば数十万かかるもの、月額費用は1ユーザーあたり数百円～数千円と幅広い価格帯のシステムが存在します。安価な製品には機能やサポートが不十分な場合もあるため、価格とのバランスを考慮することが重要です。

初期費用が0円の製品は、サポートが限定的であり、問い合わせ方法も制限されていることがあります。対照的に、初期費用が発生する製品は、導入から利用方法のトレーニング、電話サポートまで包括的なサポートを提供することが一般的です。従って、自社のニーズと予算に応じてサポート体制を検討し、料金比較を行うことが重要です。

また、月額費用についても注意が必要です。一般的に、多くの機能を備えているシステムは月額費用が高くなります。そのため価格差だけでなく、必要な機能を選択することが、コスト対効果の高い選択をするポイントとなります。徹底的な比較を行い、最適なワークフローシステムを見つけましょう。

5. 外部システムとの連携機能

ワークフローシステムの選択において、他システムとの連携は極めて重要です。電子契約、文書管理、勤怠管理など、他のシステムとの連携がスムーズであるかどうかは、会社のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で鍵となります。
ワークフローによって承認された申請は、その後のステップやプロセスに関連付けられることがよくあります。例えば、残業申請が承認された場合、勤怠管理システムにデータを転記する必要が生じます。このような場面でシステム間のスムーズな連携ができれば、業務効率が向上し、ワークフローの効果が最大限に発揮されます。
したがって、既に導入している他システムとの連携が必要である場合、ワークフローシステムがこれらのシステムと適切に連携できるかどうかを検討することは非常に重要です。ワークフローシステムの選択において、連携性を十分に評価し、ビジネスプロセスの効率化を図りましょう。

これらのポイントを考慮して、ワークフローシステムを比較し、自社に最適な選択を行いましょう。機能だけでなく、導入と運用のサポート体制も見落とさずに検討することが重要です。

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