ワークフローってなに？

ワークフローとは、仕事やタスクを効率的に行うための手順やステップの流れのことです。

例えば、企業や組織では重要度の高い書類や予算関係の書類、取引先に提出する見積書や契約書の発行にあたって、上長の承認や決裁を必要とするケースが多くあります。
このような組織内における「従業員が提案や申請を行い、上長が確認・承認をし、最終的に意思決定をする」という一連の業務手順を、ワークフローと呼びます。

業務効率向上のためのワークフロー

特定の業務を改善しようと思ったら、最初にその業務の手順を明確に把握しましょう。
これにより、業務のタスク、役割の分担、そして情報の流れ（文書やデータなど）を整理することができます。

整理したワークフローを客観的に評価することで、問題点や改善できる点が明確になります。

ワークフローの課題と対策

紙を使用したワークフローの課題

紙ベースのワークフローには、さまざまな種類の申請書が存在し、適切なフォーマットを見つけることに時間がかかりがちです。
さらに、記入漏れや不備などのミスも起こりやすく、その場合には申請書を一から再作成する必要が生じます。

また、申請書を作成した際に、誰の承認が必要であり、最終的に誰が決裁を行うのかを都度確認する必要があります。
承認者や決裁者が外出や出張などにより不在の場合、申請書は回覧待ちとなり、時間のロスが発生してしまいます。

その他、紙の印刷や保管場所の確保、拠点間の文書輸送に関連するコスト、過去の文書を見つけにくいという問題も存在します。

ワークフローシステムの電子化・自動化

ワークフローシステムは、このプロセスの一部を自動化するために開発されたシステムです。電子化された申請フォームを利用して、ワークフローを実行します。業務のスタートは申請です。

申請者は、ワークフローシステム内で一元管理された申請フォームから申請内容に合致したものを選択して使用します。
申請された業務情報は、申請者の所属や役割、申請内容に基づいて自動的に承認者や決裁者が特定され、その後、承認されるとデータや電子ファイルとして保管されます。

このように、業務の流れを円滑にするワークフローシステムを利用したワークフローの電子化・自動化は、組織に様々なメリットをもたらします。

ワークフローシステム導入のメリット

１．業務プロセスの可視化

• 申請書の現在位置や承認の進行状況を常に確認できることで、業務の滞りを防ぎます。
• 証跡や決裁情報の可視化、文書の不正改ざんの防止など、コンプライアンスの強化が可能です。

２．意思決定のスピードアップ

• パソコン上で手軽に申請・承認。あとはルート自動判定で次々に承認者・決裁者に回付されます。
• 過去のデータの利用や他のシステムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり、人為的なミスも減少します。
• システムの導入時だけでなく、導入後の定期的な見直しにより、業務を継続的に改善できます。
• どこからでもアクセス可能なため、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。

３．ペーパーレスの促進

• 申請書の電子化により紙の費用、印刷代、メールやFAXの通信費、郵送料を削減できます。
• 決裁後はファイリングや収納スペースが不要です。システム内で過去の文書を簡単に検索でき、文書紛失の心配もありません。そのため、管理が簡素化されます。

４．多様なワークスタイルへの対応

• どこからでもアクセス可能なため、申請、承認、決裁業務のためにオフィスに出勤する必要はありません。
• 時間や場所に束縛されない働き方を支援します。

まとめ

今回は、ワークフローの意味や役割、使われ方など、ワークフローの基礎知識について解説してきました。

ワークフローシステムを導入することで、生産性向上、意思決定のスピードアップにつながります。 acomoで業務効率化を目指しませんか？

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