■ワークフローシステムと外部システムの連携
ワークフローシステムは申請から承認までを自動化することができます。
しかし、ワークフローシステムで自動化しても、承認した後で関連書類を紙に印刷して保存したり、申請内容を書類に記載し直したりしていませんか？
ワークフローシステムと外部システムを上手く連携すれば、効率をさらに上げることができます。
そこで、今回はワークフローシステムと連携すると効果的になるシステムを解説します。
ワークフローシステムで電子化できる申請書
ワークフローシステムで電子化できる申請書は以下のようなものがあります。
- 見積書
- 請求書
- 残業申請
- 有給申請
これらの申請を承認する前後の対応に着目して、どういった外部システムを連携すれば良いかを考えていきましょう。
■ワークフローシステムと連携すると効果的なシステム
電子契約システム
請求書や見積書はワークフローシステムと電子契約システムを連携することで、承認から契約までのプロセスを自動化することが可能です。
ワークフローシステムで決裁文書が承認された後、電子契約システムに取引先の情報や契約内容が登録されるように連携すれば、契約書を作成する際に記載する手間を省くことができます。
文書管理システム
ワークフローシステムと文書管理システムを連携させることで、決裁が完了した文章を文書管理システムに自動で保管することが可能です。
2024年1月から電子帳簿保存法により、メールやクラウドサービスでやり取りされた請求書や領収書は、PDFなどの電子データで保存することが義務化されます。ですが、ただ受け取った書類を保存したら良い訳ではありません。電子データで受け取った書類は電子帳簿保存法に定められた要件に従って保存する必要があります。
ワークフローシステムで承認した後は文書管理システムで保管できるように連携しましょう。
勤怠管理システム
残業申請や有給申請を承認する場合、従業員の残業時間や残りの有給日数を確認する必要があります。
ワークフローシステムと勤怠管理システムを連携することでスムーズに承認作業を行うことができます。
ワークフローシステムができることには限りがあります。
ですが、外部システムと上手に組み合わせて活用することで、承認までだけではなく、その後の作業も自動化することが可能です。
外部システムと連携しやすいワークフローシステムを選択することで、業務全体の効率を上げていきましょう！
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