ワークフローの改善ってなぜ重要？

みなさん、ワークフローを進めていく中でこのようなご経験はないでしょうか。

承認者が不在で滞留してしまった
フローの工程が多く、なかなか承認が下りなかった
回覧先が別拠点で費用も時間もかかった
提出する書類を間違えてしまった
申請に記入不備があった

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これにより発生した時間のロスは、ビジネスチャンスの損失につながり結果的に会社の利益を妨げることになるのです。

改善ポイントは？

■承認者が妥当か

ワークフローの中で承認工程を洗い出し、その承認部署および承認者、人数が妥当かどうかを見直してみましょう。

承認者の人数が不足していると、特定の人に承認作業が集中してしまいます。すると承認に時間がかかるだけでなく、本来受け持っているほかの業務にも遅延を発生させる恐れがあります。
また、承認者が不在の場合はワークフローが滞留してしまいます。
これらの問題は、各承認工程に適切な承認者を設定することに加え、代理で承認できる人を増やすことも有効な手段です。

■フローの工程で重複がないか

各工程で同じ項目・同じ観点でチェックを行っていないか見直してみましょう。

金額を扱うなどのミスが許されないような場合は問題ありませんが、そうでない場合は無駄な作業となってしまいます。
工程ごとで確認項目・観点を変える、もしくはその工程自体をなくすことができないか検討して、重複しないようにすると良いでしょう。

■よくミスが発生する箇所がないか

同じようなミスが多発している箇所がないかを見直してみましょう。
提出する書類の種類を間違える、記入不備があるなど、同じようなミスが発生している箇所があれば改善が必要です。

ミスが発生すると、差し戻しや再申請が発生し、申請者・承認者ともに時間のロスが発生します。
提出する書類の間違いであれば、フローチャートを用意し、目的によって提出する書類の種類を明確化することができます。記入の不備に対しては、記入例を添えたり、記入すべき欄は太枠で強調するなどの対策が可能です。

ワークフローシステムの導入

さて、本サイトのコラム『ワークフローの基礎知識を解説！』ではワークフローシステムを導入することで以下のメリットが得られることをご紹介しました。

業務プロセスの可視化
意思決定のスピードアップ
ペーパーレスの促進化
多様なワークスタイルへの対応

今回ご紹介した見直しのポイントも、「ワークフローシステム」の導入により改善することができるのです。また、ワークフローシステムが会社にもたらす利益はワークフロー業務の改善にとどまらず、意思決定スピードがアップすることで大きなビジネスチャンスを生み出してくれるでしょう。

まとめ

今回は、ワークフロー改善の重要性とポイントについて解説してきました。
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